SILENA ROVIDA DI WIRED ITALIA
NEL CUORE DI UN FORMAT CON UN EVENT PRODUCTION MANAGER

Organizzazione, pianificazione e skill di problem solving ben sviluppate? Non bastano. Ci vuole anche creatività per far funzionare un evento, in perfetto equilibrio tra le volontà di uno sponsor e l’importanza di contenuti redazionali.

Abbiamo incontrato sul nostro divano Silena Rovida, Event Production Manager di Wired Italia che ci ha parlato con entusiasmo della forte passione che la lega alla produzione di eventi. La stessa passione che la spinge ogni giorno a sviluppare format e contenuti capaci di raccontare storie e coinvolgere ogni tipo di pubblico.

Innanzitutto ci interessa capire quali sono stati i passi fondamentali nella tua carriera, quei momenti in cui ti sei detta “OK mi piace fare questo lavoro”.

L’ho capito a 7 anni in realtà, amavo organizzare le feste di compleanno delle mie amiche alle elementari. In più, mia madre lavorava in un’agenzia di comunicazione e quindi l’ambiente che respiravo era quello. All’inizio volevo fare l’account, poi però ho capito da subito che avrei voluto occuparmi di produzione. Ho iniziato in agenzie piccole, per poi passare in realtà più strutturate.
Di passaggi fondamentali della mia carriera ne vivo due principalmente: i primi grandi eventi, nello specifico un evento di MSC Crociere, scontrandomi con una realtà completamente nuova, un evento molto grosso in termini soprattutto di allestimenti e con parecchie difficoltà. E poi quando ho iniziato a lavorare come Freelance, perché in quella circostanza – collaborando con agenzie differenti e interfacciandomi ogni mese o due con persone diverse, che hanno regole e procedure diverse – ho iniziato a vedere e approfondire ambiti del settore  eventi con cui non mi ero ancora rapportata.
Alla fine ho deciso di buttarmi e prendere un treno che mi avrebbe portata in azienda. Quello è stato, col senno di poi, il completamento di tutto il percorso. Ho avuto la possibilità di vedere tutto il contesto dell’evento dalla prospettiva dell’azienda, da quando il progetto è solo un pensiero, a quello che viene sviluppato e realizzato, alla comunicazione che lo supporta.
Così ho preso le varie esperienze che avevo accumulato prima di iniziare a lavorare in azienda, le ho miscelate insieme ed eccomi qui con il mio metodo e il mio approccio personali.

Quindi il tuo ruolo ricorda una figura di agenzia all’interno di un’azienda.

Assolutamente, nel senso che io sono il direttore di produzione di Wired e sono in sostanza – proprio come in agenzia – quella che mette insieme i soldi che arrivano dagli sponsor, le idee creative che arrivano dalla redazione e interpreta la parte della cattiva che dice i si e i no. “Bella questa idea però magari aspettiamo che entri un altro sponsor per metterla in piedi!” L’ottica dell’agenzia serve, è una figura che non potrebbe nascere e vivere in azienda senza un background di quel tipo.
Devi saper essere sempre un po’ modulare, è tutto un gioco di incastri tra idee che vorresti realizzare ma non potresti sostenere e idee da sviluppare perché dai del budget da sfruttare.

Hai visto un cambiamento all’interno della realtà in cui ti trovi, con l’introduzione del tuo ruolo?

Si e mi è piaciuto tantissimo. Io sono in Wired – Condé Nast – da due anni e proprio in questo lasso di tempo, grazie a tutti quelli che vi hanno contributo e anche grazie al fatto che è stata creare una figura interna dedicata a questo, si è evoluto e affermato nel mondo degli eventi. Due anni fa si trattava solo di Wired Next Fest a Milano e Firenze mentre oggi gestiamo almeno 7/8 eventi all’anno, non solo rivolti al grande pubblico ma anche con temi più verticali e business , e l’idea è quella di andare ad aumentare costantemente. È stato veramente bello crescere insieme a questo processo.
Quest’anno, inoltre, festeggiamo il decimo anniversario di Wired Italia e la decima edizione di Wired Next Fest, sesta a Milano e quarta a Firenze. Nell’area milanese, il festival è sempre più inserito nel sistema di un qualcosa che la gente si aspetta, di fatto è stato il primo festival culturale completamente gratuito e aperto ad ogni target.
Wired fa parte di un realtà editoriale e l’editoria oggi si deve reinventare. Lo sta facendo sui social, in internet, però ha capito che reinventarsi nel mondo degli eventi funziona altrettanto bene. È innegabile che il digital faccia tantissimo, però secondo me è il mix dei due elementi a essere vincente.

 

Parliamo della parola festival, che negli ultimi anni è stata sfruttata al massimo, e di quello che simboleggia. Senza dubbio rappresenta il concetto più vicino al branded content. Festival non vuol dire soltanto concerti.

Wired Next Fest infatti non è solo musica o soltanto innovazione, ogni anno ha un tema diverso e logicamente si prediligono tematiche molto ampie. Tutto quello che ruota attorno al format, o che cerchiamo di far ruotare attorno, è sempre qualcosa di attrattivo per il pubblico, tenendoci sempre vicini ad argomenti come innovazione, tecnologia, intelligenza artificiale. Il tutto legato al mondo di Wired.
Anche per gli sponsor, devi creare un contenuto in linea con la tua identità. È logico che lo sponsor voglia presenziare al festival per farsi conoscere e promuovere il proprio prodotto – e di conseguenza vendere –  ma c’è bisogno di contenuti coerenti con tutto il contesto.

Creare una triangolazione tra l’azienda e lo sponsor, tenendo ben presenti le identità di entrambe le parti, quindi, è una costante da affrontare. Avete dei “pacchetti” già pronti che proponete per le collaborazioni? Ma soprattutto: nasce prima il contenuto dello sponsor e poi il format o viceversa?

Insieme. Ci sono alcuni sponsor che vogliono essere autonomi, anche se dopo uno/due anni capiscono che sarebbe stato meglio affidarsi a noi sin dal principio. Il pubblico del festival è vasto e variegato, ma ci sono così tante attività che, se non viene creato un contenuto forte che incuriosisca e attiri il pubblico, si finisce che le persone ci ruotano soltanto attorno senza interagire.
Noi spingiamo tantissimo per farci passare la parte di contenuto e di attività, abbiamo dei pacchetti da offrire ma preferiamo sempre creare il tutto con lo sponsor, definendo assieme su cosa puntare, qual è al momento il prodotto da spingere creando dei tavoli di lavoro. Non arriva un vero e proprio brief scritto!
Così come per i talk. Bisogna rendere le speaking opportunities interessanti per il pubblico e consigliare agli sponsor come creare contenuti valoriali interessanti oltre che posizionanti per il loro interesse.

Come e quanto si è evoluto Wired Next Fest dagli inizi a oggi?

Si è evoluto tantissimo. Personalmente ho seguito la seconda e la terza edizione dalla prospettiva dell’agenzia. Era molto più piccolo rispetto ad oggi anche in termini di sponsor, senza dare troppo peso ai loro contenuti che ruotavano attorno al format come satelliti. Oggi invece è un vero e proprio festival a tutto tondo dove, insieme agli sponsor, si vanno ad implementare contenuti redazionali. Wired Next Fest nasce come un format di contenuti da vivere di giorno con talk, conferenze, workshop, un ecosistema collaterale alla musica ma assolutamente indipendente da concerti e performance, non tutti se lo ricordano. Non vuole diventare un festival musicale, il cuore sono e resteranno i talk.

A me piacerebbe farlo crescere nella direzione dell’internazionalità perché, ad oggi, è un festival puramente italiano. È certamente un format che può evolvere perché ne ha tutte le potenzialità.

Quali sono secondo te i momenti chiave per la comunicazione di eventi come questo?

Mi concentro molto sulla comunicazione, che è un aspetto importantissimo. Soprattutto quella sui social, pianificando come e quando uscire, che tipo di comunicazione dare, quando iniziare a lanciare i primi relatori/artisti cercando il momento giusto per farlo – ne’ a ridosso dell’evento ne’ tanto meno con troppo anticipo.
Per la parte di produzione, invece, avere visione a distanza fa tantissimo la differenza perché cerchi di prevedere tutti i vari passi da compiere. Anche perché devi interfacciarti costantemente con le varie istituzioni comunali per aggiornali sull’andamento del progetto e su quello che comporterà ingaggiare personaggi di un certo spessore, e non puoi farlo senza muoverti per tempo.

Per affrontare tutto questo quanto è necessario creare la giusta squadra?

La cosa bella di Wired è che siamo una squadra piccola ma molto in sintonia. All’inizio è stato difficile settarci però, dopo due anni, posso dire che siamo in equilibrio perché ognuno conosce il suo obiettivo così come i limiti dell’altro. Squadre snelle ma compatte, pochi che sanno perfettamente dove devono andare. Senza dimenticare fornitori e agenzie di cui ti fidi e con cui fare team.

Non sempre è semplice il rapporto che si crea tra produzione e reparto creativo. Tu credi di avere un’attitudine creativa?

All’inizio non mi sentivo per nulla creativa, al contrario. Quando partecipavo alle riunioni con i creativi ero quella che bloccava le loro idee portando sul tavolo gli eventuali  problemi tecnici che potevano nascere o gli aumenti di costi.
Ad oggi mi sto sicuramente lanciando di più verso l’aspetto creativo, anche se la mia creatività ovviamente è molto legata alla produzione, all’immaginario di un palco o di una struttura diversa dal solito per esempio. Da questo punto di vista sono agli inizi!

Parliamo delle differenze tra Milano e Firenze. Milano sarà sempre il punto di riferimento principale per il Wired Next Fest, crescendo ogni edizione di più, o crescerà invece l’intero format sul territorio?

Mi piacerebbe poterti dire tutti e due, ma la verità è che insieme non è realisticamente possibile, almeno non al momento. Forse, se dovessi scegliere con concretezza, ti direi che potrebbe crescere prima Milano, per poi successivamente creare altre tappe in giro per l’Italia. Le differenze tra le due città sono tantissime, a partire dall’atmosfera che location così diametralmente opposte sono capaci di far scaturire. Riusciamo a modellarci bene in base alla situazione, mixando la città che ci ospita a quello che siamo noi.

Cosa significa per te essere “beyond the line” e superare dei limiti ogni giorno?

Forse il limite che ho provato a superare è stato quello di non cercare di “scalare la montagna” in termini di eventi, perché quello che la mia natura mi spingeva a fare era creare eventi sempre più grandi e strutturati. Invece la sfida è fermarsi ed entrare nel cuore degli eventi– di qualsiasi portata essi siano.
Non allargare, quindi, soltanto la cornice ma lavorare sul quadro per farlo diventare sempre più bello.


Marco Zambaldo
#zamba #creativestrategist

&

Bianca Cutillo
#cuti #juniorcommunicationspecialist